Antes de pedirle magia a la IA, ordénale la casa a tu conocimiento interno
Preparar tu documentación interna para IA
Cada semana aparecen nuevas herramientas de IA generativa… Pero si tu documentación interna no está preparada para la IA, casi todo se quedará en demo y casi todas las organizaciones chocan con el mismo muro:
“Nuestra información está en mil sitios distintos. ¿Con qué se supone que va a trabajar la IA?”
No es un detalle técnico; es el corazón del problema. La IA sólo puede ayudarte de verdad si tu documentación interna, procesos y conocimiento corporativo están lo bastante ordenados como para ser encontrables, legibles y confiables.
Este post va sobre eso: qué significa “tener la casa mínimamente ordenada” para que un proyecto de IA tenga sentido.
1. La IA no arregla el caos: lo amplifica
Si tu documentación está repartida entre:
- carpetas de red con nombres crípticos,
- wikis medio abandonadas,
- documentos duplicados en SharePoint,
- procedimientos sólo conocidos por “la persona que lleva aquí 15 años”…
…la IA no va a convertir eso en oro automáticamente. Lo que hará será amplificar las incoherencias:
- Respuestas distintas según la versión del documento que encuentre.
- Alucinaciones cuando no sepa a qué fuente confiar.
- Dudas legales o de seguridad porque nadie sabe qué puede ver el modelo.
Por eso el primer paso no es “montar un chatbot”, sino hacer que tu información clave tenga una mínima estructura.
2. Tres preguntas rápidas para saber si estás preparado
No hace falta una auditoría de seis meses. Con contestar honestamente a estas tres preguntas ya se ve el nivel de madurez:
- ¿Sabes dónde están los documentos “críticos” de cada área?
Política de precios, condiciones comerciales, procedimientos internos, manuales…
Si tienes que “preguntar por Slack” cada vez, la IA tampoco lo resolverá sola. - ¿Existe una versión “oficial” de esos documentos?
¿O conviven 5 versiones de la misma plantilla en distintas carpetas?
La IA necesita saber qué es lo correcto hoy, no hace tres años. - ¿Tenéis definido quién puede ver qué?
Si la política de permisos es difusa, es fácil acabar dando acceso a información que no debería verse en ciertas respuestas.
Cuando las tres respuestas se acercan a “sí”, la IA empieza a ser una aliada. Cuando todas son “depende…”, el primer proyecto debería ir precisamente de ordenar.
3. Qué significa “preparar” la documentación para la IA
No se trata de reescribir todo desde cero, sino de aplicar una capa de higiene mínima:
- Centralizar lo crítico
Identificar qué documentos y procesos son realmente estratégicos (por impacto o riesgo) y llevarlos a un repositorio claro y común. - Definir fuentes de verdad
Marcar qué versiones son oficiales y cuáles deben archivarse. Menos ruido, menos contradicciones. - Etiquetar lo justo
No hablamos de taxonomías infinitas, sino de unas pocas etiquetas útiles: área, proceso, tipo de documento, vigencia, etc. - Alinear permisos con la realidad
Revisar qué puede consultar la IA según el perfil de usuario: no todo el mundo necesita ver todo.
Con ese mínimo, ya es posible empezar a hablar de RAG, copilotos internos y asistentes para procesos sin entrar en terreno pantanoso.
4. Por dónde empezar un primer proyecto de IA “con los pies en el suelo”
Un buen primer paso no es lanzar un gran programa transversal, sino algo más acotado:
- Un asistente interno para un área concreta (por ejemplo, atención interna IT, operaciones, consultas de RRHH).
- Con un conjunto cerrado de documentación bien seleccionado y limpio.
- Y con usuarios reales que se beneficien de respuestas rápidas y trazables.
Desde ahí se puede crecer: más áreas, más fuentes, más automatización. Pero el principio tiene que ser manejable, medible y sobre terreno firme.
5. El cambio importante: dejar de pensar en “documentos” y empezar a pensar en “respuestas”
Muchas organizaciones siguen organizando su conocimiento sólo en términos de documentos: PDF, Word, presentaciones. La IA permite dar un paso más: pensar en respuestas a preguntas concretas:
- “¿Cómo tramito esta incidencia?”
- “¿Qué condiciones aplican en este tipo de contrato?”
- “¿Qué pasos tengo que seguir para este proceso?”
La IA es el puente entre esos documentos y las respuestas que la gente necesita en su día a día. Pero el puente sólo es sólido si la base (tu documentación y procesos) lo son también.
Si te suena esta sensación de “tenemos información, pero no conocimiento usable”, es normal. Casi todas las organizaciones están en ese punto.
La parte buena: no hace falta rehacerlo todo. Con un trabajo quirúrgico sobre documentación clave y procesos concretos, ya se puede empezar a construir asistentes de IA que aporten valor real… y que no se conviertan en otro experimento olvidado.
¿Quieres aplicar esto en tu empresa?
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