Cómo plantear tu primer piloto de asistente interno con IA: hoja de ruta en 6 semanas
Si ya has entendido qué es un sistema RAG interno y has revisado si tu empresa está lista, el siguiente paso lógico es este:
“Vale, ¿y cómo sería un piloto concreto de asistente interno con IA?”
En lugar de imaginar un proyecto gigante, vamos a bajar a tierra una hoja de ruta de 6 semanas, pensada para empresas que quieren probar un asistente interno en serio, pero con riesgo controlado.
Semana 1: Elegir el caso de uso para aplicar el piloto de asistente interno con IA y el equipo
El punto de partida no es la tecnología, sino para qué y para quién.
1.1. Elegir un caso de uso acotado
Buenos candidatos:
- Preguntas internas recurrentes sobre RRHH (vacaciones, teletrabajo, beneficios, políticas).
- Consultas operativas sobre procedimientos (cómo tramitar X, cómo rellenar Y).
- Búsqueda de información en documentación técnica o fichas de producto.
Evita cualquier cosa que:
- Afecte directamente a decisiones legales críticas.
- Requiera datos extremadamente sensibles en el piloto.
1.2. Definir el equipo piloto
- 1 sponsor de negocio (por ejemplo, responsable de RRHH o de operaciones).
- 3–10 personas que usarán el asistente en su día a día.
- 1 punto de contacto técnico (IT / proveedor / Teadmisi).
Tu objetivo esta semana:
“Sabemos exactamente para qué problema montamos el asistente y quién lo va a probar”.
Semana 2: Seleccionar y preparar las fuentes de información
Un asistente interno con IA es tan bueno como la información que le das.
2.1. Elegir las fuentes para el piloto
Para 6 semanas, menos es más:
- 1 repositorio principal (carpeta de red, SharePoint, Confluence, etc.).
- 1 documento “marco” de políticas o procedimiento.
- FAQs existentes, si las hay.
2.2. Limpiar lo mínimo imprescindible
No hace falta rehacer toda la documentación de la empresa, pero sí:
- Eliminar versiones obsoletas evidentes.
- Dejar clara una “fuente de verdad” por cada tema.
- Renombrar lo que sea demasiado caótico (títulos mínimamente comprensibles).
Tu objetivo esta semana:
“Tenemos un conjunto pequeño de documentos razonablemente confiables para el piloto”.
Semana 3: Configurar el asistente y hacer pruebas internas
Aquí entra toda la parte de RAG, pero desde un punto de vista práctico.
3.1. Configuración básica
- Conectar el asistente a las fuentes de información elegidas.
- Configurar idioma, tono de respuesta y límites (qué puede y qué no puede hacer).
- Decidir cómo se va a usar:
- ¿Vía web interna?
- ¿Integrado en Teams/Slack?
- ¿Intranet?
3.2. Pruebas en “modo taller”
Antes de abrirlo al equipo piloto:
- Haz que 2–3 personas internas le hagan preguntas típicas.
- Revisa:
- ¿Encuentra los documentos correctos?
- ¿Cita bien las fuentes?
- ¿Hay alucinaciones claras?
Ajusta prompts, filtros y documentos esta semana.
No busques perfección, busca que sea útil en la mayoría de casos típicos.
Semana 4: Lanzamiento al equipo piloto y acompañamiento
Ha llegado el momento de poner al asistente a trabajar.
4.1. Comunicación clara
Explica a los usuarios piloto:
- Qué es el asistente y qué problema viene a ayudar a resolver.
- Qué tipo de preguntas pueden hacerle.
- Qué no debe hacerse todavía (por ejemplo, decisiones finales sin revisión humana).
4.2. Sesión breve de uso
Haz una sesión de 30–45 minutos:
- Demostración en directo con 3–4 preguntas reales.
- Preguntas y respuestas.
- Invítales a “forzarlo” con casos reales del día a día.
Tu objetivo esta semana:
“El equipo piloto ha empezado a usarlo y entiende que está en fase de prueba, no que sea perfecto”.
Semana 5: Recoger métricas y feedback real
Esta es la semana de escuchar al asistente y al equipo.
5.1. Métricas básicas
Revisa:
- Número de consultas realizadas.
- % de respuestas útiles (según valoración rápida de los usuarios).
- Temas más preguntados.
5.2. Feedback cualitativo
Pregunta al equipo piloto:
- ¿En qué situaciones sí les está ayudando?
- ¿Dónde falla más a menudo?
- ¿Qué necesitarían para usarlo a diario?
Puedes hacerlo con:
- Una pequeña encuesta interna.
- Una reunión de 30 minutos con los usuarios más activos.
Semana 6: Decidir el siguiente paso (con datos, no con opiniones)
Con 6 semanas bien aprovechadas ya tienes material para decidir.
Posibles escenarios:
Escenario A – “Está aportando valor claro”
Se ve que:
- Resuelve un % significativo de consultas.
- El equipo lo usa con naturalidad.
- Los errores son manejables.
👉 Siguiente paso:
- Ampliar a más usuarios del mismo departamento.
- Incorporar nuevas fuentes de información relacionadas.
- Refinar prompts y mensajes de sistema.
Escenario B – “Prometedor, pero verde”
Quizá:
- Ayuda, pero sólo en ciertos casos.
- Falla mucho en temas concretos.
- El equipo aún no lo integra en la rutina.
👉 Siguiente paso:
- Reducir el alcance a lo que sí funciona mejor.
- Mejorar documentación en las áreas problemáticas.
- Prolongar el piloto 3–4 semanas más con foco.
Escenario C – “Ahora mismo no compensa”
Puede que:
- Falte demasiada documentación.
- La prioridad de negocio haya cambiado.
- El esfuerzo de mantenimiento supere el beneficio.
👉 Siguiente paso:
- Documentar lo aprendido.
- Aparcar el asistente y centrar esfuerzos en ordenar información o procesos.
- Volver a plantearlo más adelante con mejor base.
Qué te llevas de un piloto bien planteado (aunque decidas parar)
Incluso si decides no seguir escalando el asistente, un piloto bien diseñado te deja:
- Mucho más claro qué tipo de tareas encajan con IA en tu empresa y cuáles no.
- Una foto honesta del estado de tu documentación y procesos.
- Experiencia real para hablar de IA desde hechos y no desde hype.
Y, sobre todo, evitas el clásico:
“Gastamos X en IA y al final nadie lo usa”.
¿Quieres que diseñemos juntos tu hoja de ruta de 6 semanas?
En Teadmisi ayudamos a empresas a pasar de la idea genérica de “poner IA” a un piloto concreto, con impacto y fechas:
- Definimos contigo el caso de uso.
- Seleccionamos y preparamos las fuentes para el piloto.
- Montamos el asistente interno con IA y RAG.
- Te acompañamos durante las 6 semanas para ajustar y medir.
Si quieres explorar cómo sería esta hoja de ruta en tu empresa:
- Reservar una llamada exploratoria de 30 minutos
- O escribir directamente a hola@teadmisi.cloud con el asunto “Piloto asistente interno – 6 semanas”
