Cómo preparar tu documentación interna para que la IA pueda ayudarte (sin rehacerlo todo)
Cómo preparar tu documentación interna para que la IA pueda ayudarte (sin rehacerlo todo)
Antes de pensar en asistentes internos o sistemas RAG, muchas organizaciones se frenan porque sienten que no están listas: “primero tendríamos que rehacer toda la documentación”. En realidad, preparar documentación para IA suele ser más una cuestión de orden y decisiones claras que de reescribirlo todo desde cero.
En este artículo verás qué es imprescindible tener en cuenta, qué es deseable y qué no hace falta tocar al principio para poder montar un piloto razonable.
1. Identifica tu “fuente de verdad”
El primer paso no es tecnológico, es organizativo:
- ¿Dónde debería estar la versión buena de cada procedimiento?
- ¿Cuál es el sitio oficial para políticas, plantillas y manuales?
Quizá ahora mismo haya copias en mil sitios, pero para trabajar con IA conviene decidir qué repositorio es la referencia: una carpeta en la nube, una wiki, una intranet…
No hace falta que todo esté perfecto, pero sí que haya una decisión consciente:
para cada tema, sabemos cuál es la fuente de verdad.
2. Empieza por las áreas donde más duele
En lugar de intentar ordenar toda la documentación de la empresa, elige:
- una o dos áreas donde el equipo pierde más tiempo buscando información o comete más errores por falta de contexto (soporte, operaciones, RRHH, calidad…).
Para esas áreas:
- Haz un listado rápido de documentos clave.
- Detecta duplicados evidentes o versiones obsoletas.
- Marca qué documentos son imprescindibles y cuáles son “ruido”.
Ese recorte ya marca una diferencia enorme para un proyecto de IA.
3. Cuida lo básico: nombres y estructura de carpetas
La IA puede entender textos complejos, pero no puede adivinar la intención de una estructura de carpetas caótica.
Algunos mínimos que ayudan mucho:
- Carpetas con nombres claros por tema o área (no por persona).
- Documentos con nombres que indiquen de qué va el contenido y, si es relevante, la versión o la fecha.
- Evitar nombres tipo “nuevo_final_definitivo_v3”.
No necesitas una taxonomía perfecta, solo algo donde alguien nuevo pueda orientarse sin pedir ayuda cada cinco minutos.
4. Señala qué está vigente y qué no
Uno de los miedos típicos es:
“¿y si la IA responde con información de un documento antiguo?”
Para minimizar ese riesgo:
- Marca claramente los documentos obsoletos (o muévelos a otra carpeta de archivo).
- Mantén en la zona “viva” solo las versiones vigentes.
- Si hay excepciones importantes, documenta esa excepción al inicio del documento.
La IA no decide qué política está en vigor; eso lo decides tú preparando el terreno.
Cuando preparas documentación para IA, lo importante no es rehacerlo todo, sino decidir qué es fuente de verdad y qué no.
5. No te obsesiones con el formato
Para la mayoría de proyectos:
- está bien trabajar con PDFs, Word, PowerPoint, páginas de intranet, wikis…
- lo importante es que la información sea legible y consistente, no que todo esté en un formato único.
La normalización de formatos puede ser una fase posterior. Para un primer piloto es mejor llegar a algo útil rápido que retrasarlo meses buscando la perfección.
6. Añade contexto donde hoy solo hay listas
Muchos documentos internos son listas de pasos o puntos, sin explicación.
Para la IA (y para las personas) suele ayudar:
- añadir 2–3 frases de contexto al principio:
- para qué sirve el procedimiento;
- en qué casos se aplica;
- qué pasa si no se sigue.
No hace falta reescribir 50 páginas: a veces con un buen encabezado y un par de ejemplos sencillos el valor se multiplica.
7. Piensa en preguntas, no solo en documentos
Un asistente interno o un sistema RAG funciona mejor cuando la documentación responde a las preguntas reales que se hace la gente.
Ejemplos:
- “¿Qué hago si un cliente pide borrar sus datos?”
- “¿Cuál es el proceso para aprobar un descuento especial?”
- “¿Qué pasos sigo para dar de alta a un nuevo proveedor?”
Si detectas muchas preguntas recurrentes, puede tener sentido preparar documentos de FAQ internos para esas áreas. Después, la IA lo tendrá mucho más fácil para recuperar buenas respuestas.
Preparar la documentación es parte del proyecto, no un requisito imposible
La clave es cambiar el enfoque:
- no se trata de “arreglarlo todo antes de usar IA”;
- se trata de aprovechar el impulso del proyecto de IA para dar un pequeño salto de calidad en tu documentación.
Si eliges bien el área de inicio, acotas los documentos y marcas una fuente de verdad clara, tendrás suficiente base para montar un piloto razonable sin parar tu organización durante meses. Y, a partir de ahí, cada mejora que hagas en la documentación también hará que tu sistema de IA sea más útil.